Informationsmanagement

Informations-
management

Informationsmanagement dient der Erlangung, Bewertung und Organisation der Informationsvielfalt. Informationen sind die Basis für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb. Sie werden, je nach Inhalt, zur Entwicklung von Geschäftsmodellen, Produkten und Prozessen genutzt, aber auch zur Abwehr unnötiger Risiken. Hierzu bedarf es einer systematischen und nachhaltigen Organisation der Informationen.

„Immer soll nach Verbesserung des bestehenden Zustands gestrebt werden, keiner soll mit dem Erreichten sich zufrieden geben, sondern stets danach trachten, seine Sache noch besser zu machen.“

Robert Bosch (1861 – 1942) deutscher Industrieller

Informationsmanagement bezeichnet allgemein die Gewinnung von Informationen jeder Art sowie deren Aufzeichnung, Speicherung, Bereitstellung und Vermittlung. Informationen sind ein wirtschafts- und wettbewerbsrelevanter Stoff. Ihre vollständige Bereitstellung zur richtigen Zeit, im richtigen Umfang und für die richtige Person ist als Qualitätsmaß anzusehen.

Generell lässt sich das Informationsmanagement in drei Unterbereiche aufteilen: das strategische, das taktische und das operative Informationsmanagement. In Anhängigkeit vom Unternehmenszweck betreibt jedes Unternehmen alle drei Elemente in unterschiedlicher Gewichtung. Große Beratungsfirmen haben beispielsweise eigene Abteilungen, die sich nur um die strategische Informationsgewinnung und deren weiteres Management kümmern, damit die beratenden Bereiche auf diese Erkenntnisse zugreifen können. Kleinere und ganz kleine Unternehmen hingegen kaufen eventuell Informationen von Informationsbrokern, die auf die jeweilige Thematik spezialisiert sind.

Das operative Informationsmanagement wird aus etablierten Informationsquellen gespeist. Es hat die Aufgabe, die benötigten Informationen zur rechten Zeit und am rechten Ort in der gebotenen Qualität bereitzustellen. Alleine dieser Teil des Informationsmanagements birgt viel Risikopotential, das auf den ersten Blick nicht unbedingt zu erkennen ist; die Aktualität der Dokumente ist nicht immer sofort erkennbar.

Als große generelle Bereiche gelten etwa die Generierung und Bereitstellung von rechtlichen Informationen (Gesetze, EU-Richtlinien etc.), Informationen zu Sicherheit, Gesundheit, VBG, Arbeitsstättenrichtlinien oder zu Technikthemen.

Risikominderung durch Organisation

Die vielfältige und ungeordnete Informationsflut gilt es zu bändigen, um innerhalb des Unternehmens eine geregelte Bewirtschaftung und Steuerung der Informationen zu organisieren. Das Risiko kann durch die Entscheidung, diese geschäftsrelevanten Nebentätigkeiten auf ausschließlich dafür verantwortliche Arbeitsplätze zu verlagern, gemindert werden.
Der Vorteil dieser Lösung liegt darin, dass die für diese Tätigkeiten verantwortlichen Personen durch die regelmäßige Erledigung ihrer Aufgabe Routine im Handeln erlangen und behalten, Sicherheit in der Anwendung der Werkzeuge und Auswertung der Informationsquellen eingeschlossen. Zugleich wird die Kapazität für das Kerngeschäft gestärkt.

 

Informationsflut

©Mindjet – Infografik mit freundlicher Erlaubnis von Mindjet hier genutzt

Angebot

Hier setzen wir mit unseren Dienstleistungen an und bieten Ihnen unsere langjährige Erfahrung in der Organisation von Informationen an. Wir unterstützen Sie in der Analyse des Istzustands und erarbeiten den Sollzustand. Will Ihr Unternehmen die Nebentätigkeiten selbst erbringen, unterstützen wir Sie gerne dabei, indem wir beispielsweise die dafür zuständige(n) Person(en) entsprechend den Erfordernissen coachen, sodass sie ihre Arbeiten sicher und effektiv erledigen kann.

Teilbereiche

  • Normen-Management / Regelwerkmanagement
    Fachkompetenz in allen Normenangelegenheiten mit Serviceleistung, Informationen über nationale und internationale Normen und Normeninhalte.
  • Innovationsmanagement:
    Sammeln und Strukturieren der Ideen einschließlich der erforderlichen Recherchen und Tätigkeiten zur Begrenzung des internen Aufwands und externer Kosten.
  • Patentmanagement:
    Unterstützung bzw. Übernahme der im Rahmen einer Innovation anstehenden Tätigkeiten von der Entscheidung für eine Schutzrechtserlangung bis zum Abschluss des Prozesses einschließlich der zwischenzeitlich erforderlichen Tätigkeiten bei Begrenzung des internen Aufwands und externer Kosten.
  • CE-Kennzeichnung:
    Unterstützung in allen Fragen der Produktkonformität zur Reduzierung der Haftungsrisiken und Sicherstellung des aktuellen Informationsstands.
  • Schulungen:
    Schulungen, Coaching und Beratung der verantwortlichen Person in Fragen der Strukturierung und Organisation. Das Ziel ist das optimale eigene Erbringen der erforderlichen Leistungen im jeweiligen Teilbereich.
  • Externe Normenstelle:
    Komplette Übernahme der Aufgaben einer Normenstelle / eines Normen-Verantwortlichen.
  • Software:
    Software zum strukturierten Bereitstellen und Darstellen der für einen risikoarmen und rechtssicheren Betrieb erforderlichen Regelwerke und anderer Dokumente im Unternehmen. Die Software unterstützt auch das interne Compliance-Management.

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