Normenmanagement

Normen-
management

Normenmanagement / Regelwerkmanagement sind technische Bereiche des Informationsmanagements. Diese Tätigkeit organisiert die Beschaffung, Überwachung und Bereitstellung eines breiten Spektrums projektunabhängiger Dokumentation. Normen beschreiben die anerkannten Regeln der Technik; ihre Anwendung reduziert das Geschäftsrisiko. Die Anwendung harmonisierter Normen erleichtert die Produktzulassung.

„Ich kann freilich nicht sagen, ob es besser werden wird, wenn es anders wird; aber soviel kann ich sagen: es muss anders werden, wenn es gut werden soll.“

Georg Christoph Lichtenberg (1742 -1799), deutscher Schriftsteller und der erste deutsche Professor für Experimentalphysik

Normenmanagement / Regelwerkmanagement ist ein klassischer Teilbereich des operativen Informationsmanagements. Das klassische Normenmanagement hat sich begrifflich als Beschaffung, Aktualitätenüberwachung und Bereitstellungstätigkeit einschließlich der Nutzerinformation etabliert. In dieser reinen Form kann es heute jedoch nicht mehr praktiziert werden. Es gibt zu viele ähnliche Dokumente, die von ihren Typen her genau nach den gleichen Regeln und Abläufen gehandhabt werden können und auch so gehandhabt werden sollten. Der Begriff Normenmanagement ist fest etabliert, sollte aber unbedingt als ebenbürtig mit dem Terminus Regelwerkmanagement verstanden werden.

Das operative Regelwerkmanagement wird aus etablierten Informationsquellen gespeist. Es hat die Aufgabe, die benötigten Informationen zur rechten Zeit, am rechten Ort und in der gebotenen Qualität bereitzustellen. Alleine dieser Teil des Informationsmanagements birgt viel Risikopotential, das auf den ersten Blick nicht unbedingt zu erkennen ist.

Als große generelle Bereiche gelten z. B. die Generierung und Bereitstellung von rechtlichen Informationen (Gesetze, EU-Richtlinien etc.), Informationen zu Sicherheit, Gesundheit, VBG, Arbeitsstättenrichtlinien oder zu Technikthemen. Alle Dokumente und Informationen aus diesen beispielhaft erwähnten Bereichen haben eines gemeinsam: sie gelten als projektunabhängig. Das ergibt sich daraus, dass diese Dokumente nicht für ein bestimmtes Projekt erstellt wurden. Dies gilt auch dann, wenn sie ggf. für ein Projekt beschafft wurden und diesem Projekt zugeordnet werden. Ihre Aktualität ist auch nach Abschluss des Projektes zu überprüfen und zu kennzeichnen.

In speziellen Branchen, wie dem Bahnwesen, unterstützt das operative Regelwerkmanagement die Aufgabe der ECM.

Risikominderung durch Fokussierung

Das Risiko kann durch die Entscheidung, diese geschäftsrelevanten Nebentätigkeiten auf ausschließlich dafür verantwortliche Arbeitsplätze zu konzentrieren, gemindert werden.

Diese Lösung hat den Vorteil, dass die hierfür verantwortlichen Personen durch die regelmäßige Erledigung ihrer Aufgabe Routine im Handeln erlangen und behalten. Diese Routine erhöht und erhält die Sicherheit in der Anwendung der Werkzeuge und Auswertung der Informationsquellen. Zugleich wird die Kapazität für das Kerngeschäft gestärkt.

Angebot

Hier setzen wir mit unseren Dienstleistungen an:

Wir….

…aktualisieren kontinuierlich Ihren gesamten Normenbestand, veröffentlichte Berichtigungen werden dabei automatisch verfolgt und in Ihre Normen eingearbeitet.

… recherchieren weltweit zu technischen Sachthemen,

…bestellen für Sie alle benötigten Vorschriften und Regelwerke, Technische Literatur und Gesetze,

… informieren Sie team- oder mitarbeiterbezogen.

…unterstützen Sie in der Analyse des Istzustands und erarbeiten den Sollzustand. Will Ihr Unternehmen die Nebentätigkeiten selbst erbringen, unterstützen wir Sie gerne dabei, indem wir z. B. die dafür zuständige Person entsprechend den Erfordernissen coachen, sodass die Arbeiten sicher und effektiv erledigt werden können.

Haben Sie schon mal über Outsourcing nachgedacht? Wir unterstützen Sie bei der Reduzierung der Kosten durch Einsparung von unnötigen Recherchestunden Ihrer Mitarbeiter. Darüber hinaus verschaffen wir Ihnen Qualitätssicherheit und Rechtssicherheit. Auf Wunsch bringen wir die dafür besonders geeignete Software gleich mit.

Unser Dienstleistungsangebot unterstützt sie bei der Organisation und Umsetzung der Kapitel 6 und 7 der Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001:2015.

Vorteil durch Normen

Der Anwender von Normen verschafft sich eine deutliche Risikominderung seines Handelns, weil Normen die anerkannten Regeln der Technik beschreiben. Normen haftet immer noch das langweilige und uninteressante „Schrauben- und Muttern-Image“ an, tatsächlich sind sie aber ein hervorragendes Mittel sowohl zur Risikoreduzierung im Tagesgeschäft als auch zur Marktgestaltung. Näheres hierzu lesen auf der Seite Patente und Normung.

Marktführung durch Normung

Marktführung durch Normung – ein spannendes Thema. Es gibt zahlreiche Beispiele für Unternehmen, die genau diesen Weg für sich entdeckt haben und sich damit zum Marktführer in ihrem Bereich entwickelt haben. Weitere Informationen dazu finden Sie auf der Seite Patente und Normung.

Gerne biete ich zu diesem Thema auch einen Vortrag an.

Teilbereiche

Normen-Management / Regelwerkmanagement

Wir bieten Dienstleistungen mit Fachkompetenz für die Stärkung des internen Compliance-Managements:

Beschaffung, Bereitstellung, Überwachung von
Normen, Regelwerken
QS-Dokumenten
Gesetzen, Richtlinien etc (national und international)
Weiterer geschäftsrelevanter Dokumente
Individuelle Recherchen
Dokumenteninhaltvergleiche
(altes / neues Dokument)
Quellenüberwachung
Homepage-Überwachung
Kommunikation der Ergebnisse
entsprechend Verteiler bzw. Notwendigkeit

Für das Regelwerkmanagement und das interne interne Compliance-Management verfügen wir über dafür besonders geeignete Software.

Homepage-Überwachung

Mit spezieller Software wird eine regelmäßige Beobachtung von Homepages bzw. Internet-Portalen sicherstellt und erleichtert. Die regelmäßige Überprüfung der Seiten auf Veränderungen erleichtern die Beobachtung und das Erkennen, ob eigene Informationen noch aktuell sind. Dies stellt eine erhebliche Effizienzsteigerung dar und ist ein wesentlicher Schritt zur Verbesserung der Prozess- Sicherheit und damit der Risikominimierung. Mit dieser Software können wir jede Homepage beobachten – dazu gehören Seiten der Regelwerksetzer und Aufsichtsbehörden, wie z. B. EBA, ERA, LBA, EASA, EU-Kommission und Gesetzes-Portalen ebenso wie Seiten ihrer Konkurrenten im Rahmen der Wettbewerbsbeobachtung. 

Die Vorteile für Ihr Unternehmen liegen in der

Zeit- und kostensparenden Suche nach Veränderungen auf Internetseiten (z. B. auf der EBA-Homepage)

– Steigerung der Prozesseffizienz durch Automatisierung

– Sicherheit der Prozesse zum Überwachen der Homepages mit Unabhängigkeit vom Tagesgeschäft

– Regelmäßige Überprüfung auf Veränderungen

– Schnelle Information mit automatischer Benachrichtigung über Veränderungen, dadurch

– Vermeidung von Überraschungen und „Feuerwehreinsätzen“

– Punktgenaues Auffinden der Änderung

– Kennzeichnung der Änderung

– Einwahl in passwordgeschützte Bereiche

– Änderungsverfolgung bis in das hochgeladene Dokument

– Keine Festlegung auf bestimmte Homepages

Das Ergebnis der Überwachung sind farblich gekennzeichnete Hinweise auf Veränderungen, die im linken Teil des Bildes beispielhaft dargestellt sind.

Bild Homepage-Überwachung Vergleich alt-neu

Bild Homepage-Überwachung Vergleich neu-alt

Dokumenteninhaltsvergleiche

Die Kennzeichnung geänderter Stellen im Dokument werden durch Gegenüberstellung und farbiger Unterlegung auf einen Blick kenntlich gemacht. Zusätzlich ist ein Durchsuchen der verglichenen Dokumente nach Schlagworten möglich.

Bild Dokumenteninhaltsvergleich Vergleich neu-alt

Bild Dokumenteninhaltsvergleich Vergleich neu-alt

Für Sie zum Download:
Produktdatenblatt Dokumenteninhaltsvergleich und Hompageüberwachung (583kb)

Externe Normenstelle

Wir bieten Ihnen die komplette Übernahme der Aufgaben einer Normenstelle / eines Normen-Verantwortlichen, wie etwa:

– Beschaffen der Normen
– Organisieren der Normen
– Kennzeichnen der Aktualität
– Aufbau und Pflege der Verteiler
– Nutzerbenachrichtigungen
– Anwendungsberatung
– Beobachtung der Normungsaktivitäten und-gremien
– Neue Normen auf betriebliche Relevanz beurteilen
– Normeninhalte bewerten und kommunizieren
– Ggf. Maßnahmen zur Integration in die eigenen Prozesse und Produkte initiieren
– weitere Tätigkeiten

Anmerkung: Normen stehen in dieser Aufzählung als Synonym für jegliche Art projektunabhängiger Schriften und Regelwerke

Beispiele für Themen einer Normenstelle. Quelle: AGU Wenglorz

Beispiele für Themen einer Normenstelle. Quelle: AGU Wenglorz

Hinsichtlich der CE-Kennzeichnung unterstützen wir Sie in allen Fragen der Regelwerkbeschaffung und –überwachung zum Erlangen bzw. zum Erhalt der Produktkonformität, zur Reduzierung der Haftungsrisiken und Sicherstellung des aktuellen Informationsstands.

Schulungen

Damit sie selbst diese Leistungen in der internen Normenstelle optimal erbringen können, bieten wir Ihnen Schulungen, Coaching und Beratungen an. Sie umfassen etwa Fragen der Strukturierung und Organisation des Regelwerkmanagements ebenso wie Schulungen der Belegschaft hinsichtlich des Verständnisses der Normen und ihrer sicheren Anwendung.

Nicht gefunden, was Sie suchen? Bitte fragen Sie an; wir helfen Ihnen gerne weiter.

Informationsmanagement

Informations-
management

Informationsmanagement dient der Erlangung, Bewertung und Organisation der Informationsvielfalt. Informationen sind die Basis für einen erfolgreichen Geschäftsbetrieb. Sie werden, je nach Inhalt, zur Entwicklung von Geschäftsmodellen, Produkten und Prozessen genutzt, aber auch zur Abwehr unnötiger Risiken. Hierzu bedarf es einer systematischen und nachhaltigen Organisation der Informationen.

„Immer soll nach Verbesserung des bestehenden Zustands gestrebt werden, keiner soll mit dem Erreichten sich zufrieden geben, sondern stets danach trachten, seine Sache noch besser zu machen.“

Robert Bosch (1861 – 1942) deutscher Industrieller

Informationsmanagement bezeichnet allgemein die Gewinnung von Informationen jeder Art sowie deren Aufzeichnung, Speicherung, Bereitstellung und Vermittlung. Informationen sind ein wirtschafts- und wettbewerbsrelevanter Stoff. Ihre vollständige Bereitstellung zur richtigen Zeit, im richtigen Umfang und für die richtige Person ist als Qualitätsmaß anzusehen.

Generell lässt sich das Informationsmanagement in drei Unterbereiche aufteilen: das strategische, das taktische und das operative Informationsmanagement. In Anhängigkeit vom Unternehmenszweck betreibt jedes Unternehmen alle drei Elemente in unterschiedlicher Gewichtung. Große Beratungsfirmen haben beispielsweise eigene Abteilungen, die sich nur um die strategische Informationsgewinnung und deren weiteres Management kümmern, damit die beratenden Bereiche auf diese Erkenntnisse zugreifen können. Kleinere und ganz kleine Unternehmen hingegen kaufen eventuell Informationen von Informationsbrokern, die auf die jeweilige Thematik spezialisiert sind.

Das operative Informationsmanagement wird aus etablierten Informationsquellen gespeist. Es hat die Aufgabe, die benötigten Informationen zur rechten Zeit und am rechten Ort in der gebotenen Qualität bereitzustellen. Alleine dieser Teil des Informationsmanagements birgt viel Risikopotential, das auf den ersten Blick nicht unbedingt zu erkennen ist; die Aktualität der Dokumente ist nicht immer sofort erkennbar.

Als große generelle Bereiche gelten etwa die Generierung und Bereitstellung von rechtlichen Informationen (Gesetze, EU-Richtlinien etc.), Informationen zu Sicherheit, Gesundheit, VBG, Arbeitsstättenrichtlinien oder zu Technikthemen.

Risikominderung durch Organisation

Die vielfältige und ungeordnete Informationsflut gilt es zu bändigen, um innerhalb des Unternehmens eine geregelte Bewirtschaftung und Steuerung der Informationen zu organisieren. Das Risiko kann durch die Entscheidung, diese geschäftsrelevanten Nebentätigkeiten auf ausschließlich dafür verantwortliche Arbeitsplätze zu verlagern, gemindert werden.
Der Vorteil dieser Lösung liegt darin, dass die für diese Tätigkeiten verantwortlichen Personen durch die regelmäßige Erledigung ihrer Aufgabe Routine im Handeln erlangen und behalten, Sicherheit in der Anwendung der Werkzeuge und Auswertung der Informationsquellen eingeschlossen. Zugleich wird die Kapazität für das Kerngeschäft gestärkt.

 

Informationsflut

©Mindjet – Infografik mit freundlicher Erlaubnis von Mindjet hier genutzt

Angebot

Hier setzen wir mit unseren Dienstleistungen an und bieten Ihnen unsere langjährige Erfahrung in der Organisation von Informationen an. Wir unterstützen Sie in der Analyse des Istzustands und erarbeiten den Sollzustand. Will Ihr Unternehmen die Nebentätigkeiten selbst erbringen, unterstützen wir Sie gerne dabei, indem wir beispielsweise die dafür zuständige(n) Person(en) entsprechend den Erfordernissen coachen, sodass sie ihre Arbeiten sicher und effektiv erledigen kann.

Teilbereiche

  • Normen-Management / Regelwerkmanagement
    Fachkompetenz in allen Normenangelegenheiten mit Serviceleistung, Informationen über nationale und internationale Normen und Normeninhalte.
  • Innovationsmanagement:
    Sammeln und Strukturieren der Ideen einschließlich der erforderlichen Recherchen und Tätigkeiten zur Begrenzung des internen Aufwands und externer Kosten.
  • Patentmanagement:
    Unterstützung bzw. Übernahme der im Rahmen einer Innovation anstehenden Tätigkeiten von der Entscheidung für eine Schutzrechtserlangung bis zum Abschluss des Prozesses einschließlich der zwischenzeitlich erforderlichen Tätigkeiten bei Begrenzung des internen Aufwands und externer Kosten.
  • CE-Kennzeichnung:
    Unterstützung in allen Fragen der Produktkonformität zur Reduzierung der Haftungsrisiken und Sicherstellung des aktuellen Informationsstands.
  • Schulungen:
    Schulungen, Coaching und Beratung der verantwortlichen Person in Fragen der Strukturierung und Organisation. Das Ziel ist das optimale eigene Erbringen der erforderlichen Leistungen im jeweiligen Teilbereich.
  • Externe Normenstelle:
    Komplette Übernahme der Aufgaben einer Normenstelle / eines Normen-Verantwortlichen.
  • Software:
    Software zum strukturierten Bereitstellen und Darstellen der für einen risikoarmen und rechtssicheren Betrieb erforderlichen Regelwerke und anderer Dokumente im Unternehmen. Die Software unterstützt auch das interne Compliance-Management.

Nicht gefunden, was Sie suchen? Bitte fragen Sie an; wir helfen Ihnen gerne weiter.